Freiwillige KI-Initiativen, endlose Monologe und schweigende Kollegen: Wie steuert man Meetings professionell, ohne kritische Stimmen abzuwürgen? (Vereinfacht auf Niveau B1+).
Martina arbeitet in einem großen Unternehmen. Sie hat ein neues, regelmäßiges Treffen ins Leben gerufen. Alle drei Wochen treffen sich Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Teams, um über künstliche Intelligenz (KI) zu sprechen. Die Teilnahme ist freiwillig und am Anfang war das Interesse riesig. Doch seit kurzer Zeit ist ein neuer Kollege dabei. Er steht dem Thema KI sehr skeptisch gegenüber. Bei jedem Treffen äußert er lange Bedenken, vor allem zum Datenschutz. Er redet so viel, dass für die eigentliche Tagesordnung kaum noch Zeit bleibt. Martina möchte ihn nicht ausschließen, aber die Gruppe kommt einfach nicht mehr voran.
Karriereberater Bernd Slaghuis findet Martinas Initiative gut. Aber er stellt eine wichtige Frage: Warum ist dieses Meeting eigentlich freiwillig? In der heutigen Zeit sollte das Thema KI für die Geschäftsführung eine hohe Priorität haben. Es müsste ganz oben auf der Liste stehen. Slaghuis vermutet: Vielleicht ist gar nicht der schwierige Kollege das Hauptproblem, sondern die fehlende Klarheit im Unternehmen. Wenn niemand genau weiß, welche Bedeutung KI für die Firma hat, entstehen schnell Unsicherheiten und endlose Diskussionen.
Natürlich ist es nervig, wenn ein Teilnehmer die gute Stimmung bremst. Doch Slaghuis betont: Wo alle Menschen im Raum nur nicken und zustimmen, denkt selten jemand wirklich klug nach. Kritische Fragen und Skepsis sind zwar oft unbequem, aber sie haben eine wichtige Funktion: Sie zwingen zur Klärung. Die Einwände des Kollegen sind kein reines Störgeräusch, sondern sie zeigen, wo es dem Team noch an guten Argumenten und klaren Plänen fehlt.
Vor allem beim Thema KI zeigt sich schnell ein typisches Problem: Spricht das Team schon über konkrete Lösungen für die tägliche Arbeit? Oder diskutiert man immer noch über die grundsätzliche Erlaubnis? Die Frage lautet oft: »Wie nutzen wir KI am besten?« gegen »Dürfen wir das überhaupt benutzen?«. Wenn sich eine Diskussion ständig im Kreis dreht, hängt das Meeting in einer Schleife fest. Dem Team fehlt dann ein gemeinsamer Ausgangspunkt. Die Kritik zeigt deutlich: Die Spielregeln für die Arbeit mit KI sind im Unternehmen noch nicht geklärt.
Wenn ein Projekt für eine Firma wirklich wichtig ist, überlässt man es selten der reinen Freiwilligkeit. Denn das Wort »freiwillig« sendet immer auch ein Signal: »Man kann mitmachen, aber man muss nicht.« Die Teilnehmer kommen deshalb aus ganz unterschiedlichen Gründen: Die einen sind neugierig, andere kommen aus Pflichtgefühl, manche aus Langeweile – und der Kollege eben aus Skepsis. Wenn das Ziel nicht klar ist, weiß niemand: Ist dieses Treffen nur ein nettes Kaffeekränzchen zum Plaudern oder eine echte Arbeitsgruppe mit Ergebnissen?
Manche Menschen glauben: Weil die Teilnahme freiwillig ist, darf niemand die Führung übernehmen. Das ist ein großer Irrtum! Auch wenn jeder freiwillig kommt, braucht das Meeting einen klaren Ablauf. Martina hat den Raum organisiert. Deshalb ist sie nicht nur die freundliche Gastgeberin, sondern sie hat auch die Verantwortung für den Rahmen. Wenn ein Teilnehmer zu lange redet und diesen Rahmen sprengt, darf und muss Martina freundlich, aber entschlossen eingreifen.
Martina muss diese Aufgabe aber nicht ganz allein lösen. In Meetings gibt es oft ein seltsames Verhalten: Fast alle im Raum sind innerlich genervt und verdrehen die Augen. Aber niemand traut sich, den Dauerredner zu stoppen. Slaghuis rät Martina: Hol die Gruppe ins Boot! Sie kann offen in die Runde fragen: »Wie seht ihr das bisher? Kommen wir gut voran?«. Oder sie bittet gezielt Kolleginnen und Kollegen, die bisher still waren, ihre eigene Meinung einzubringen. So wird die Dominanz des Vielredners gebrochen.
Konflikte lassen sich am besten vermeiden, wenn das Team vorher gemeinsame Spielregeln vereinbart. Wie lange darf ein einzelner Beitrag dauern? Wann beenden wir eine Diskussion? Wer leitet das Treffen und achtet auf den roten Faden und auf die Zeit? Wenn diese Regeln für alle transparent sind, fühlt sich niemand persönlich angegriffen. Es gibt keinen Streit, sondern eine professionelle Zusammenarbeit. Und für Martina ist das eine große Entlastung.
Statt sich nur zu ärgern, sollte man versuchen, das Verhalten des Kollegen zu verstehen. Warum redet er so viel? Hat er echte Sorgen und möchte die Technik besser verstehen? Oder sucht er nur Aufmerksamkeit? Slaghuis empfiehlt ein ruhiges Gespräch unter vier Augen. Oft merken Vielredner gar nicht, wie anstrengend sie für die anderen sind. Wenn Martina ihm in einem privaten Gespräch freundlich Feedback gibt und ihre eigene Sichtweise spiegelt, versteht er das Problem meistens viel besser als vor der gesamten Gruppe.
Gute Strukturen helfen viel mehr als Vorwürfe. Martina sollte freie Ideen und strenge Diskussionen trennen. Wenn ein Thema zu speziell wird oder zu lange dauert, kann man es auf einer Liste parken und später besprechen. Die Gruppe kann auch ein einfaches Handzeichen vereinbaren, wenn jemand zu lange spricht. Und ganz wichtig: Wenn die Moderatorin nicht unterbricht, ist das auch eine Entscheidung! Erst wenn die Gruppe von ihren Chefs einen klaren Auftrag bekommt, wird aus einer gemütlichen Plauderrunde ein echtes Projekt mit messbarem Erfolg.